Nu steeds duidelijker wordt waarvoor AI-tools kunnen worden ingezet en de eerste experimenten zijn gedaan, rijst de vraag hoe deze structureel kunnen worden ingebed. Het is duidelijk dat het enkel beschikbaar stellen van AI-tools niet voldoende is; innovatie ontstaat niet vanzelf. De integratie van zowel generieke als specifieke AI-tools vormt dus niet alleen een technologische uitdaging, maar vraagt om een fundamentele organisatorische transformatie. Het succes hiervan hangt in hoge mate af van het leiderschap dat het AI-traject vormgeeft. Dit vraagt van bestuurders en organisaties om kritisch na te denken over rollen, verantwoordelijkheden en vooral de menselijke factor.

Organisatorische bedding

Ik zie dat veel zorgbestuurders niet zelf een avondje gaan ChatGPT’en. En als je als bestuurder geen AI gebruikt en daar niet over vertelt, dan kun je ook niet verwachten dat jouw medewerkers en organisatie dat gaan doen. Dus ik daag bestuurders uit om zichzelf onder te dompelen, echt eventjes met de poten in de klei te staan. En ten tweede zou ik heel erg adviseren om ervanuit te gaan dat AI here to stay is. Dus de vraag: moet ik wel of niet iets met AI doen, die is al gepasseerd.

Job van den Berg, techondernemer

“AI is here to stay”

Inspirerende sessies

Begin met inspirerende sessies en moedig collega’s aan om AI eens uit te proberen. Natuurlijk alleen voor die tools die binnen de afgesproken kaders passen. Organiseer laagdrempelige bijeenkomsten en inloopmomenten, zodat iedereen makkelijk kan aansluiten. Deel regelmatig informatie via de interne communicatiekanalen van je organisatie, en doe dat op verschillende manieren. Zo raakt iedereen op een toegankelijke manier betrokken bij de ontwikkeling van AI.

Prompt engineering

Veel mensen gebruiken AI alsof het Google is en stellen vooral feitelijke vragen. Maar AI werkt anders dan Google en geeft niet altijd consistente of betrouwbare antwoorden. Dat komt doordat iedereen steeds weer andere ‘prompts’ invoert. Een AI-prompt is simpelweg de tekst die je aan een AI-systeem zoals ChatGPT geeft om een reactie te krijgen. Dit kan een vraag, een suggestie of een opdracht zijn. De uitkomst hangt volledig af van wat je invoert. Goed om dat te beseffen!

Tijd en ruimte bieden

Het idee dat je eerst allerlei ingewikkelde vaardigheden moet aanleren kan mensen afschrikken om AI te proberen. Natuurlijk kun je een cursus ‘prompten’ volgen of je verdiepen in de basis van grote taalmodellen, maar voor de meeste mensen is dat niet nodig. Het belangrijkste is dat je de tijd neemt (stel 10 uur) om zelf met een AI-tool te experimenteren. Geef medewerkers hiervoor de ruimte en maak daar duidelijke afspraken over.

Kritisch blijven

Zie een AI-tool verder als een stagiair of assistent: je moet regelmatig uitleg geven en je realiseren dat de tool snel ‘vergeet’ wat je eerder hebt gezegd. Gebruik AI vooral binnen je eigen vakgebied, zodat je de resultaten goed kunt beoordelen. Neem de uitkomsten echter nooit klakkeloos over en blijf kritisch.

Kortom: laat mensen vooral zelf de mogelijkheden en grenzen van AI ontdekken. Stimuleer opleidingen en cursussen op dit vlak en maak het een vast onderwerp van gesprek met collega’s. Zet het op de agenda van het MT. Betrek iedereen vanaf het begin bij de AI-ontwikkeling. Praat erover en neem medewerkers actief mee.

AI brengt veel teweeg binnen de organisatie. De uitdaging is om iedereen betrokken en op koers te houden, zodat het traject naar een AI-vaardige organisatie niet verzandt in losse experimenten zonder samenhang. Het is belangrijk om niet zomaar iedereen zijn gang te laten gaan, maar juist een ondersteunende structuur te creëren. Houd er rekening mee dat het AI-niveau per afdeling of team kan verschillen: sommige teams pakken het snel op, bij anderen is meer begeleiding nodig. Wijs daarom enthousiaste AI-gebruikers aan – de zogeheten AI-ambassadeurs – die binnen hun vakgebied graag met AI werken en hun kennis willen delen. Zij zijn de drijvende kracht achter een succesvolle AI-ontwikkeling in de organisatie. Aanvullend hierop is het goed om een regiegroep of werkgroep te benoemen waar ontwikkelingen, activiteiten en het plan voor de komende periode worden gedeeld en besproken. Die werkgroep of regiegroep kan bestaan uit (vertegenwoordigers van) ambassadeurs, MT en directie.

Ad.2 Bedenk een ondersteunende structuur met AI-ambassadeurs

Organiseer brainstormsessies per team of afdeling waarin je samen de vijf belangrijkste knelpunten kiest die je graag met behulp van AI wilt aanpakken. Bedenk daarbij welke taken je het liefst door AI zou laten uitvoeren en waarom juist deze werkzaamheden belangrijk zijn om te automatiseren. Bedenk dat elk proces waar herhaling in zit in aanmerking komt voor AI.

Op korte termijn het verschil maken

Verzamel alle ideeën, stel daarna gezamenlijk een overzichtelijke lijst op en bepaal welke toepassingen het hoogste prioriteit krijgen. Zorg ervoor dat er tijdens deze sessies voldoende ruimte is om creatief te denken en verschillende perspectieven te delen. Zo ontstaat een helder overzicht van AI-mogelijkheden die op korte termijn echt verschil kunnen maken voor de organisatie. Maak bij dit alles onderscheid tussen de eerdergenoemde generieke en specifieke toepassingen van AI-instrumenten.

Het maximale eruit halen

Kijk bij de specifieke AI-toepassingen of jouw bedrijfssoftware of leveranciers al AI-integraties aanbieden. Overweeg om hiermee aan de slag te gaan, zodat je kennis en ervaring opdoet en kunt experimenteren met de nieuwste mogelijkheden. Regel indien nodig interne of externe ondersteuning, zodat elk team het maximale uit AI kan halen. Een mooie vorm om te experimenteren is het organiseren van een Hackathon voor enkele usecases.

Ad.3 Inventariseer, prioriteer en experimenteer

Wat is nou de goede balans tussen AI en expert? En hoe maak je die interactie kosteneffectief en efficiënt? Het vervelende is dat dit voor elk vakgebied en elke taak anders is. Als je het over administratieve taken hebt of de inzet van robotica, dat is allemaal experimenteerwerk. Je moet kijken hoe dat in de praktijk werkt. En natuurlijk maakt AI fouten, maar mensen maken ook fouten. Dus je moet elke keer kijken wat de efficiëntiewinst is. Goede bestuurders hebben hier oog voor.

Prof. Dr. Eric Postma

“Zoek de balans tussen AI en expert”

Denk groots, maar begin klein. Stel jezelf de vraag: waarom zouden de processen niet tien keer beter, sneller of efficiënter kunnen? Door dat te doen word je uitgedaagd om kritisch naar knelpunten te kijken en te onderzoeken hoe AI daarbij kan helpen. Voorkom dat AI een persoonlijke hobby wordt van slechts één of enkele enthousiaste collega‘s en dat de organisatie daardoor te afhankelijk wordt van die persoon (of personen). Het idee om zelf AI-agents te bouwen klinkt aantrekkelijk, maar vergroot uiteindelijk alleen de afhankelijkheid en kwetsbaarheid.

Ad.4 Denk groots, maar begin klein

Het enthousiasme rondom AI-successen werkt aanstekelijk. Door samen de knelpunten en bijbehorende oplossingen te delen, ontstaat er een open leeromgeving waarin hopelijk steeds meer collega’s zich betrokken voelen bij het ‘AI-dossier’. Een veelgemaakte fout is om AI te beschouwen als een project met een duidelijk begin en einde dat top-down aangestuurd moet worden. AI is juist een beweging die niet van bovenaf kan worden opgelegd. Zoals onder ad 1 is aangegeven adviseren wij om het onderwerp AI meerdere keren per jaar te agenderen tijdens organisatiebijeenkomsten.

Ad.5 Deel successen en maak de beweging groter

De ontwikkelingen op het gebied van AI gaan in hoog tempo. Het is daarom essentieel om voortdurend alert te blijven op wat er buiten de eigen organisatie gebeurt. Bezoek regelmatig relevante bijeenkomsten, breng bedrijfsbezoeken aan organisaties die al ver zijn met AI, en volg actief nieuwe technologische ontwikkelingen. Houd daarnaast de internationale trends en ontwikkelingen rond opslag en toepassing van AI in Europa en Amerika in de gaten. Zo blijf je als organisatie up-to-date en kun je tijdig inspelen op kansen en risico’s.

Ad.6 Houd de externe omgeving in de gaten

Zorg dat je van elkaar leert. Zoek ook de samenwerking met onderzoeks- en onderwijsinstellingen, want die mogen soms risico's nemen die voor zorginstellingen een no-go zijn. Ik ben wetenschappelijk directeur van ICAI, het Innovation Center for AI. Met 59 labs door heel Nederland proberen we op allerlei manieren kennisontwikkeling, innovatie en talentontwikkeling rondom AI aan te jagen. Zo'n 35% van het werk in die ICAI-labs heeft te maken met AI en medische technologie. Er zit heel veel energie en alles gebeurt bottom-up. AI-wetenschappers willen graag bijdragen.

Prof. Maarten de Rijke

“Er zit heel veel energie in het onderzoeks- en onderwijsveld”