Inhoud
Organisatieniveau
Teamniveau
IK
Richting geven
Take-off
AAG als Usecase
4. AAG als Usecase
Handreiking voor bestuurders
Maar hoe werkt dit in de praktijk? Hoe geven organisaties zoals AAG concreet invulling aan het thema AI? In deze handreiking delen we graag de ervaringen die wij tot nu toe hebben opgedaan. Daarbij pretenderen wij geen volledigheid: ook wij zijn nog lerend en experimenterend. Wel hebben onze ervaringen inmiddels geleid tot waardevolle inzichten.
Praktisch blijven
Het doel van deze bestuurlijke handreiking is nadrukkelijk praktisch te blijven. Daarom werken we met voorbeelden uit de praktijk en moedigen we je aan ook buiten de eigen organisatie te kijken en te leren van anderen. Hoewel AAG geen zorgorganisatie is maar een dienstverlener, zijn er duidelijke overeenkomsten in de wijze waarop AI-initiatieven worden ingericht, aangestuurd en doorontwikkeld.
Iedere medewerker heeft wel een bepaald beeld van AI. De één heeft er misschien al ervaring mee opgedaan in de privésfeer, terwijl voor een ander het onderwerp nog helemaal nieuw is. Dit zorgt voor verschillen in kennis en achtergrond tussen collega’s. Juist daarom is het waardevol om te starten met een inspiratiesessie voor alle medewerkers van de organisatie. Zo worden collega’s enthousiast en actief betrokken bij het onderwerp. Daarnaast markeert zo’n sessie het officiële startpunt: het maakt duidelijk dat de organisatie serieus aan de slag gaat met AI en biedt meteen de gelegenheid om te inventariseren wie een voortrekkersrol op zich wil nemen.
Take-off
Binnen AAG kozen we ervoor om te werken met een werkgroep AI. Deze werkgroep fungeert als regiegroep waarin verschillende vakdisciplines en de interne bedrijfsvoering samenkomen om de AAG-ambitie concreet vorm te geven. Binnen deze werkgroep is een plan opgesteld om met AI aan de slag te gaan. Dit plan is door het managementteam en het bestuur vastgesteld.
Structurele verkenning en uitbouw
Vervolgens nemen verschillende leden van de werkgroep de uitvoering van onderdelen van het plan op zich. Een belangrijk onderdeel van het plan is dat de verkenning en uitbouw van AI op een gestructureerde manier verloopt. Om die reden heeft AAG gekozen voor een driedeling. Deze indeling sluit aan bij het eerder in dit document gemaakte onderscheid tussen generieke en specifieke AI-toepassingen. Op basis hiervan zijn de volgende focusgebieden vastgesteld.
Richting geven
Hier gaat het om AI-toepassingen die voor iedereen binnen de organisatie bruikbaar en nuttig zijn, ongeacht functie of afdeling. Deze tools overstijgen vakgebieden en disciplines; of ze nu door het secretariaat of een business team worden ingezet, het betreft steeds dezelfde toepassing. Denk hierbij aan hulpmiddelen die ondersteunen bij het verzamelen en ordenen van documenten en informatie, het bewerken van teksten, het samenvatten van gesprekken en documenten, of het stimuleren van creativiteit.
Veel ruimte binnen duidelijke kaders
Om de snelheid en adoptie van AI-tools te verhogen, stimuleert AAG actief het experimenteren. Dit gebeurt enerzijds door medewerkers tijd en ruimte te geven om nieuwe tools uit te proberen, en anderzijds door binnen duidelijke kaders flexibel om te gaan met het gebruik van AI-tools.
Ik-niveau
Het is heel belangrijk dat de mensen die de keuze voor AI-oplossingen maken, dicht bij het domein zitten waar AI wordt gebruikt. Veel organisaties kiezen voor een data-scienceafdeling. Die staat veel te ver af van de praktijk. En die komt met allerlei oplossingen die in theorie heel mooi zijn, maar in de praktijk niet werken. Dus je hebt echt die voeling met de praktijk nodig.
Prof. Dr. Eric Postma
“Je hebt voeling met de praktijk nodig”
1. Wanneer een medewerker een AI-tool wil gebruiken, meldt hij of zij dit via Insite (AFAS). In deze omgeving is een workflow ingericht waarin de medewerker aangeeft of het gaat om een nieuwe tool of om het gebruik van een bestaande tool. Daarbij wordt ook toegelicht waarom men deze tool wil inzetten.
2. De aanvraag komt bij de IT-afdeling terecht, die beoordeelt of de basisvoorwaarden op het gebied van veiligheid en security zijn gewaarborgd. Hiervoor heeft IT een aantal standaardeisen opgesteld. Als IT akkoord geeft mag de medewerker de tool gedurende een half jaar gebruiken, de kosten daarvan declareren en zijn of haar ervaringen delen op de website. In deze testperiode wordt de tool opgenomen op de Oranje lijst: een lijst op Insite waarop voor iedereen zichtbaar is welke tools door wie worden getest.
3. Na de experimenteerfase, als blijkt dat de tool goed ondersteunt en voldoet aan de voorwaarden, wordt de tool op de Groene lijst geplaatst. Medewerkers die de tool niet zelf testen, maar er wel baat bij kunnen hebben, kunnen via de workflow een aanvraag doen om toegang te krijgen tot de tool.
4. Voldoet de tool niet aan de gestelde eisen, dan komt deze op de Zwarte lijst te staan. De kosten worden dan niet vergoed en medewerkers wordt afgeraden om de tool te gebruiken.
De ingebruikname van een AI-tool
Het proces werkt als volgt:
Ander soort consultancywerk
Het mag duidelijk zijn dat deze inventarisatie van businessactiviteiten uiteindelijk leidt tot een verandering in de inhoud van de consultatieve werkzaamheden. De meerwaarde ligt niet langer in het verzamelen, bewerken en delen van reeds beschikbare informatie. De echte toegevoegde waarde ontstaat juist door het delen van inzichten en adviezen die voortkomen uit grondige analyse en beoordeling – inzichten waarvoor de klant bereid is te betalen.
Op basis van deze inzichten, die momenteel nog worden uitgewerkt, kan worden vastgesteld welke kwaliteit en omvang van de (andere) formatie gewenst zijn.
Binnen AAG zijn diverse business teams actief, dat zijn payroll outsourcing, payroll detachering en consultancy, business analytics/data science, finance outsourcing, capaciteitsplanning en beheer, finance detachering en consultancy, vastgoed, facility management en zorgcontrol. Naast het algemene gebruik van AI onderzoekt elk team bewust op welke manieren AI concreet waarde kan toevoegen aan hun eigen werkzaamheden en processen. Zo kijkt ieder team gericht naar de AI-toepassingen die het beste aansluiten bij de specifieke praktijk en behoeften van hun vakgebied.
Invloed op dagelijkse werkzaamheden
Wanneer we het gebruik van AI binnen de business teams nader bekijken, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen enerzijds de software die deze teams inzetten – waarbij AI-functionaliteiten al geïntegreerd kunnen zijn – en anderzijds de invloed die AI heeft op de dagelijkse werkzaamheden van consultants. Hierbij gaat het met name om taken die nu nog handmatig worden uitgevoerd, maar die door AI net zo goed of zelfs beter opgepakt kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan deskresearchactiviteiten die momenteel door AAG’ers worden gedaan, maar die ook uitstekend door AI uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast kan AI consultants ondersteunen bij creatieve processen die binnen het team en bij klanten moeten plaatsvinden.
Teamniveau
Ik zeg weleens voor de grap: iedereen wordt manager. Want straks hebben we allemaal een legertje AI-agents die allemaal kleine taakjes voor ons uitvoeren: een mail schrijven, een document opstellen, of een planning maken, dat soort dingen. Dus ik denk dat het goed is om zo’n AI-agent als een collega te zien die jou ondersteunt, een soort van PA. Daarnaast moeten we accepteren dat AI-agents in bepaalde dingen gewoon veel beter zijn. Dat betekent niet – en dat is vaak een misvatting – dat ze daardoor ook beslissingsbevoegdheid hebben.
Job van den Berg, techondernemer
“Door AI wordt iedereen manager”
Binnen AAG zijn twee aspecten van groot belang: ten eerste de verdere ontwikkeling van kennis en expertise op het gebied van AI, en ten tweede effectieve communicatie.
Passend scholingsprogramma
Als het gaat om het versterken van kennis en expertise, is het essentieel om een passend scholingsprogramma te ontwikkelen. Daarom hebben we als eerste stap een enquête uitgezet onder de collega’s. Op basis van deze enquête hebben we in kaart gebracht welke achtergrondkennis aanwezig is en in hoeverre medewerkers al actief gebruikmaken van AI-toepassingen. De resultaten van de enquête stellen ons in staat onderscheid te maken tussen verschillende typen AI-gebruikers. In de onderstaande tabel lichten we toe wat we hieronder verstaan.
Organisatieniveau
Impact van fase
Evolutie
Evolutie
Evolutie
Revolutie
Nodig voor volgende fase
Ontwikkelen van een basisbegrip: weten wat AI is, wat het wel en niet kan, en waar AI wordt toegepast. Kennismaken met eenvoudige AI-voorbeelden in de werkcontext.
Leren effectief werken met AI-tools. Herkennen van geschikte usecases en inzetten van AI voor eenvoudige taken in het dagelijks werk; basisvaardig-heden in prompting ontwikkelen.
Verdiepen van promptvaardigheden. Werken met functie- of proces-specifieke AI-tools en deze structureel integreren in werkprocessen. Actief bijdragen aan verbeteringen en nieuwe toepassingen.
Zelf AI-oplossingen of prototypes ontwikkelen. Nieuwe usecases identificeren. AI integreren in organisatiebrede processen en anderen begeleiden of inspireren in AI-gebruik.
Kenmerken
Geen kennis van AI, geen ervaring of bewust gebruik.
Beperkte ervaring met generieke AI-tools (zoals ChatGPT of Copilot), geen gerichte kennis, weinig structuur in gebruik.
Regelmatig en doelgericht gebruik van AI. Kennis van specifieke tools (bijvoorbeeld Canva, Copilot of vakgerichte AI).
Diepgaande kennis van AI, experimenteert actief en initieert nieuwe toepassingen.
Fase
Leek
Beginner
Gevorderde gebruiker
Pionier (innovator)
Op basis van de uitkomsten van de enquête ontwikkelden we in samenwerking met een externe partij een scholingsprogramma.
Ervaringen delen
Het tweede element betreft communicatie. Om het gebruik en de toepassing van AI binnen de organisatie te stimuleren en te vergroten, is regelmatige communicatie over AI essentieel. Naast het aankondigen van evenementen en opleidingsmogelijkheden is het belangrijk om ook praktische toepassingen, tips en tricks actief en frequent met elkaar te delen. Dit kan in geschreven vorm, maar ook door het delen van inspirerende kijk- en luistertips, zoals opvallende YouTube-video’s of podcasts. Zo wordt de AI-geletterdheid binnen de organisatie verder bevorderd.
Actieve rol toezichthouders
Ook de Raad van Commissarissen is actief betrokken bij dit voor AAG belangrijke thema. Dit doen zij om zich ervan te verzekeren dat het bestuur voldoende aandacht besteedt aan technologische vernieuwing en innovatie, inclusief het uitvoeren van een impactanalyse van AI op de activiteiten van AAG. Dit impliceert tevens dat de toezichthouders zelf kennis en ervaring op het gebied van AI hebben opgedaan.
Toezicht gaat in de zorg vaak gepaard met behoudendheid, omdat je moet controleren, moet handhaven. Maar toezicht moet juist ook betekenen dat de organisatie meegaat met de tijd en niet achterblijft bij de technologische ontwikkelingen. Misschien zouden we Raad van Toezicht moeten vervangen door Raad van de Toekomst.
Job van den Berg, techondernemer
“Van toezicht naar toekomst”
Vorige hoofdstuk
Volgende hoofdstuk
Inhoud
Handreiking voor bestuurders
4. AAG als Usecase
Toezicht gaat in de zorg vaak gepaard met behoudendheid, omdat je moet controleren, moet handhaven. Maar toezicht moet juist ook betekenen dat de organisatie meegaat met de tijd en niet achterblijft bij de technologische ontwikkelingen. Misschien zouden we Raad van Toezicht moeten vervangen door Raad van de Toekomst.
Job van den Berg, techondernemer
“Van toezicht naar toekomst”
Op basis van de uitkomsten van de enquête ontwikkelden we in samenwerking met een externe partij een scholingsprogramma.
Ervaringen delen
Het tweede element betreft communicatie. Om het gebruik en de toepassing van AI binnen de organisatie te stimuleren en te vergroten, is regelmatige communicatie over AI essentieel. Naast het aankondigen van evenementen en opleidingsmogelijkheden is het belangrijk om ook praktische toepassingen, tips en tricks actief en frequent met elkaar te delen. Dit kan in geschreven vorm, maar ook door het delen van inspirerende kijk- en luistertips, zoals opvallende YouTube-video’s of podcasts. Zo wordt de AI-geletterdheid binnen de organisatie verder bevorderd.
Actieve rol toezichthouders
Ook de Raad van Commissarissen is actief betrokken bij dit voor AAG belangrijke thema. Dit doen zij om zich ervan te verzekeren dat het bestuur voldoende aandacht besteedt aan technologische vernieuwing en innovatie, inclusief het uitvoeren van een impactanalyse van AI op de activiteiten van AAG. Dit impliceert tevens dat de toezichthouders zelf kennis en ervaring op het gebied van AI hebben opgedaan.
Maar hoe werkt dit in de praktijk? Hoe geven organisaties zoals AAG concreet invulling aan het thema AI? In deze handreiking delen we graag de ervaringen die wij tot nu toe hebben opgedaan. Daarbij pretenderen wij geen volledigheid: ook wij zijn nog lerend en experimenterend. Wel hebben onze ervaringen inmiddels geleid tot waardevolle inzichten.
Praktisch blijven
Het doel van deze bestuurlijke handreiking is nadrukkelijk praktisch te blijven. Daarom werken we met voorbeelden uit de praktijk en moedigen we je aan ook buiten de eigen organisatie te kijken en te leren van anderen. Hoewel AAG geen zorgorganisatie is maar een dienstverlener, zijn er duidelijke overeenkomsten in de wijze waarop AI-initiatieven worden ingericht, aangestuurd en doorontwikkeld.
Binnen AAG kozen we ervoor om te werken met een werkgroep AI. Deze werkgroep fungeert als regiegroep waarin verschillende vakdisciplines en de interne bedrijfsvoering samenkomen om de AAG-ambitie concreet vorm te geven. Binnen deze werkgroep is een plan opgesteld om met AI aan de slag te gaan. Dit plan is door het managementteam en het bestuur vastgesteld.
Structurele verkenning en uitbouw
Vervolgens nemen verschillende leden van de werkgroep de uitvoering van onderdelen van het plan op zich. Een belangrijk onderdeel van het plan is dat de verkenning en uitbouw van AI op een gestructureerde manier verloopt. Om die reden heeft AAG gekozen voor een driedeling. Deze indeling sluit aan bij het eerder in dit document gemaakte onderscheid tussen generieke en specifieke AI-toepassingen. Op basis hiervan zijn de volgende focusgebieden vastgesteld.
Richting geven
Iedere medewerker heeft wel een bepaald beeld van AI. De één heeft er misschien al ervaring mee opgedaan in de privésfeer, terwijl voor een ander het onderwerp nog helemaal nieuw is. Dit zorgt voor verschillen in kennis en achtergrond tussen collega’s. Juist daarom is het waardevol om te starten met een inspiratiesessie voor alle medewerkers van de organisatie. Zo worden collega’s enthousiast en actief betrokken bij het onderwerp. Daarnaast markeert zo’n sessie het officiële startpunt: het maakt duidelijk dat de organisatie serieus aan de slag gaat met AI en biedt meteen de gelegenheid om te inventariseren wie een voortrekkersrol op zich wil nemen.
Take-off
Hier gaat het om AI-toepassingen die voor iedereen binnen de organisatie bruikbaar en nuttig zijn, ongeacht functie of afdeling. Deze tools overstijgen vakgebieden en disciplines; of ze nu door het secretariaat of een business team worden ingezet, het betreft steeds dezelfde toepassing. Denk hierbij aan hulpmiddelen die ondersteunen bij het verzamelen en ordenen van documenten en informatie, het bewerken van teksten, het samenvatten van gesprekken en documenten, of het stimuleren van creativiteit.
Veel ruimte binnen duidelijke kaders
Om de snelheid en adoptie van AI-tools te verhogen, stimuleert AAG actief het experimenteren. Dit gebeurt enerzijds door medewerkers tijd en ruimte te geven om nieuwe tools uit te proberen, en anderzijds door binnen duidelijke kaders flexibel om te gaan met het gebruik van AI-tools.
Ik-niveau
1. Wanneer een medewerker een AI-tool wil gebruiken, meldt hij of zij dit via Insite (AFAS). In deze omgeving is een workflow ingericht waarin de medewerker aangeeft of het gaat om een nieuwe tool of om het gebruik van een bestaande tool. Daarbij wordt ook toegelicht waarom men deze tool wil inzetten.
2. De aanvraag komt bij de IT-afdeling terecht, die beoordeelt of de basisvoorwaarden op het gebied van veiligheid en security zijn gewaarborgd. Hiervoor heeft IT een aantal standaardeisen opgesteld. Als IT akkoord geeft mag de medewerker de tool gedurende een half jaar gebruiken, de kosten daarvan declareren en zijn of haar ervaringen delen op de website. In deze testperiode wordt de tool opgenomen op de Oranje lijst: een lijst op Insite waarop voor iedereen zichtbaar is welke tools door wie worden getest.
3. Na de experimenteerfase, als blijkt dat de tool goed ondersteunt en voldoet aan de voorwaarden, wordt de tool op de Groene lijst geplaatst. Medewerkers die de tool niet zelf testen, maar er wel baat bij kunnen hebben, kunnen via de workflow een aanvraag doen om toegang te krijgen tot de tool.
4. Voldoet de tool niet aan de gestelde eisen, dan komt deze op de Zwarte lijst te staan. De kosten worden dan niet vergoed en medewerkers wordt afgeraden om de tool te gebruiken.
De ingebruikname van een AI-tool
Het proces werkt als volgt:
Het is heel belangrijk dat de mensen die de keuze voor AI-oplossingen maken, dicht bij het domein zitten waar AI wordt gebruikt. Veel organisaties kiezen voor een data-scienceafdeling. Die staat veel te ver af van de praktijk. En die komt met allerlei oplossingen die in theorie heel mooi zijn, maar in de praktijk niet werken. Dus je hebt echt die voeling met de praktijk nodig.
Prof. Dr. Eric Postma
“Je hebt voeling met de praktijk nodig”
Ander soort consultancywerk
Het mag duidelijk zijn dat deze inventarisatie van businessactiviteiten uiteindelijk leidt tot een verandering in de inhoud van de consultatieve werkzaamheden. De meerwaarde ligt niet langer in het verzamelen, bewerken en delen van reeds beschikbare informatie. De echte toegevoegde waarde ontstaat juist door het delen van inzichten en adviezen die voortkomen uit grondige analyse en beoordeling – inzichten waarvoor de klant bereid is te betalen.
Op basis van deze inzichten, die momenteel nog worden uitgewerkt, kan worden vastgesteld welke kwaliteit en omvang van de (andere) formatie gewenst zijn.
Binnen AAG zijn diverse business teams actief, dat zijn payroll outsourcing, payroll detachering en consultancy, business analytics/data science, finance outsourcing, capaciteitsplanning en beheer, finance detachering en consultancy, vastgoed, facility management en zorgcontrol. Naast het algemene gebruik van AI onderzoekt elk team bewust op welke manieren AI concreet waarde kan toevoegen aan hun eigen werkzaamheden en processen. Zo kijkt ieder team gericht naar de AI-toepassingen die het beste aansluiten bij de specifieke praktijk en behoeften van hun vakgebied.
Invloed op dagelijkse werkzaamheden
Wanneer we het gebruik van AI binnen de business teams nader bekijken, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen enerzijds de software die deze teams inzetten – waarbij AI-functionaliteiten al geïntegreerd kunnen zijn – en anderzijds de invloed die AI heeft op de dagelijkse werkzaamheden van consultants. Hierbij gaat het met name om taken die nu nog handmatig worden uitgevoerd, maar die door AI net zo goed of zelfs beter opgepakt kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan deskresearchactiviteiten die momenteel door AAG’ers worden gedaan, maar die ook uitstekend door AI uitgevoerd kunnen worden. Daarnaast kan AI consultants ondersteunen bij creatieve processen die binnen het team en bij klanten moeten plaatsvinden.
Teamniveau
Ik zeg weleens voor de grap: iedereen wordt manager. Want straks hebben we allemaal een legertje AI-agents die allemaal kleine taakjes voor ons uitvoeren: een mail schrijven, een document opstellen, of een planning maken, dat soort dingen. Dus ik denk dat het goed is om zo’n AI-agent als een collega te zien die jou ondersteunt, een soort van PA. Daarnaast moeten we accepteren dat AI-agents in bepaalde dingen gewoon veel beter zijn. Dat betekent niet – en dat is vaak een misvatting – dat ze daardoor ook beslissingsbevoegdheid hebben.
Job van den Berg, techondernemer
“Door AI wordt iedereen manager”
Binnen AAG zijn twee aspecten van groot belang: ten eerste de verdere ontwikkeling van kennis en expertise op het gebied van AI, en ten tweede effectieve communicatie.
Passend scholingsprogramma
Als het gaat om het versterken van kennis en expertise, is het essentieel om een passend scholingsprogramma te ontwikkelen. Daarom hebben we als eerste stap een enquête uitgezet onder de collega’s. Op basis van deze enquête hebben we in kaart gebracht welke achtergrondkennis aanwezig is en in hoeverre medewerkers al actief gebruikmaken van AI-toepassingen. De resultaten van de enquête stellen ons in staat onderscheid te maken tussen verschillende typen AI-gebruikers. In de onderstaande tabel lichten we toe wat we hieronder verstaan.
Organisatieniveau
Vorige hoofdstuk
Volgende hoofdstuk